O orçamento empresarial é uma das ferramentas de gestão de despesas mais consolidadas do mercado. Ele contempla as metas de receita e despesa da organização para o próximo ano, sendo geralmente desenvolvido no início do último trimestre do ano anterior ao do exercício, revisado semestral ou trimestralmente, onde o acompanhamento ocorre por mês ou por trimestre. Para medirmos sua assertividade, utilizamos o indicador de Atendimento ao Orçamento, cujo objetivo é bem claro, entender o quão assertivo o orçamento está sendo.
Sua fórmula de cálculo é a seguinte:
Contudo, a comparação dos resultados realizados com as metas previstas no orçamento nada mais é do que a autopsia dos resultados já realizados, pois você já não possui mais ação sobre os resultados que ocorreram. Por isso, o desafio das organizações hoje é garantir que o orçamento seja cumprido antes das despesas ocorrerem.
Existem alguns pontos que são essenciais para que as despesas ocorram conforme o planejado. A primeira é que, não adianta o orçamento da organização estar na mão apenas do setor de controladoria/financeiro, ele precisa estar no sangue da organização, assim como nas mãos de cada gestor. É crucial que o gestor ou responsável de departamento conheça e compreenda suas despesas. A segunda coisa crucial, é uma barreira limitante aos poderes dos gestores nas decisões de compra, pois, mesmo o orçamento setorial sendo de responsabilidade do gestor, é de responsabilidade da controladoria/financeiro garantir a vitalidade da organização. E tendo esses dois pontos em mente, o resto é apenas sistematização de regras e parâmetros no ERP.
Sendo assim, toda a solicitação de compra de insumos, produtos e serviços deve estar atrelado a um pedido de compra, cuja aprovação deve ser de responsabilidade do gestor do centro de custo. Toda a aprovação de pedido deve estar atrelado ao orçamento empresarial, como uma forma de “cartão de crédito”, onde o gestor possui um valor disponível atrelado ao centro de custo e conta operacional da nota fiscal com o orçamento empresarial, e cada pedido que o gestor aprova debita desse valor disponível. Com isso, é possível garantir que o orçamento será realizado, assim como, as despesas serão lançadas nos centros de custos e contas operacionais corretas.
É claro que exceções vão ocorrer, por isso, o setor de controladoria ou a direção da organização precisam possuir o poder de autorizar compras mesmo sem possuir o valor disponível no orçamento para essa despesa. E assim, todos já possuem ciência da despesa extra que aconteceu.
